Code of Conduct
Der Verhaltenskodex der VEMAG Verlags- und Medien AG
und aller ihr angeschlossenen Unternehmen
1. Präambel
Das Team der VEMAG ist der festen Überzeugung, dass Bücher mit sorgfältig geprüften Inhalten, sicheren Materialien und gefahrfreien technischen Ausstattungen allen Menschen zugänglich sein sollten. Dank unserer für einen Buchverlag außergewöhnlich frequenzstarken Vertriebswege erreichen wir mit unseren Impulskaufprodukten international eine sehr breite Zielgruppe. Unsere i.d.R. hohen Auflagen sehen wir als besondere Verpflichtung zu nachhaltigem Handeln in den Bereichen Ökonomie, Ökologie und Soziales.
Entsprechend wichtig ist für uns, dass in der gesamten Lieferkette Menschenrechte geachtet und Sozial- und Umweltstandards eingehalten werden. Wir legen großen Wert darauf, alle Produkte möglichst umweltschonend zu produzieren, zu lagern und zu transportieren, um auf diese Weise zum Schutz unseres Lebensraums beizutragen.
Wir arbeiten deshalb nur mit Geschäftspartnern zusammen, die sich zu den in diesem Code of Conduct dargelegten beispielhaft angeführten Prinzipien zur sozialen und ökologischen Nachhaltigkeit verpflichten und die sich an die geltenden Gesetze, Richtlinien und Vorschriften halten.
Unser Code of Conduct basiert u.a. auf folgenden international anerkannten Leitsätzen:
- Internationale Menschenrechtscharta
- UN-Leitprinzipien für Wirtschaft und Menschenrechte (UNGP)
- UN-Kinderrechtskonvention
- Die 10 Prinzipien des UN Global Compact (UNGC)
- Kernarbeitsnormen der Internationale Arbeitsorganisation ILO
- Leitsätze für multinationale Unternehmen der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD)
- Pariser Klimaabkommen
- Basler Übereinkommen
- Internationales Übereinkommen über die biologische Vielfalt
2. Geltungsbereich
Dieser Code of Conduct gilt für die VEMAG- Verlags- und Medien AG sowie alle ihr angeschlossenen Unternehmen (im Folgenden zusammenfassend: VEMAG):
Burkart GmbH
Circon Verlag GmbH
Delphin Verlag GmbH
Good Life Books & Media GmbH
MZ Medien Zentrum GmbH
Naumann & Göbel Verlagsgesellschaft mbH
SMV Schätz mal Verlag GmbH
Schwager & Steinlein Verlag GmbH
VIP GmbH Vruchten Import and Processing
We Mind Publishing GmbH
Dieses Dokument gilt darüber hinaus für jedes Unternehmen und für jede einzelne Person, die bei der Erstellung unserer Bücher mitwirkt. Es bildet die Grundlage zur Zusammenarbeit mit allen Geschäftspartnern der VEMAG.
3. Unsere Prinzipien
3.1. Grundsätzliche Anforderungen
Für alle Unternehmen der VEMAG ist es selbstverständlich, geltende internationale sowie nationale Gesetze und Vorschriften einzuhalten, und unternehmensinterne Standards umzusetzen, denn Verstöße können schwerwiegende Folgen für das Unternehmen als auch für einzelne Mitarbeiter*innen nach sich ziehen. Hinweise auf Verstöße nehmen wir ernst und gehen ihnen nach, um entsprechende Konsequenzen zu ziehen und Abhilfe zu schaffen.
Von unseren Geschäftspartnern erwarten wir ebenfalls, internationale und in ihren jeweiligen Ländern geltende Gesetze und Vorschriften sowie die im Folgenden aufgeführten sozialen und ökologischen Prinzipien einzuhalten und in ihren Prozessen umzusetzen.
3.2. Arbeit und Menschen
3.2.1. Keine Diskriminierung
In der VEMAG hat diskriminierendes Verhalten keinen Platz – weder gegenüber Kolleg*innen noch gegenüber Lieferanten und anderen Geschäftspartnern, und zu keinem Zeitpunkt des Einstellungs- und Beschäftigungsverhältnisses oder der Geschäftsbeziehung. Jede Person hat ein Recht auf Chancengleichheit. Wir schätzen unsere Vielfalt und sind davon überzeugt, dass sie uns bereichert und zum Erfolg unserer Verlagsgruppe beiträgt.
Auch von unseren Geschäftspartnern erwarten wir, gegen jede Form von Diskriminierung aktiv vorzugehen und zu verhindern, dass eine Person diskriminiert und benachteiligt wird, sei es aufgrund ihrer Hautfarbe, ihrer ethnischen Herkunft, ihrer Nationalität, ihres sozialen Hintergrunds, ihres Geschlechts, ihrer sexuellen Orientierung, ihres Alters, ihrer familiären Pflichten, einer Krankheit, einer Behinderung, ihrer politischen Überzeugung, ihrer Religion oder Weltanschauung, anderer persönlicher Merkmale oder sonstiger sachlich nicht gerechtfertigter Umstände. Stattdessen sollen Maßnahmen ergriffen werden, die die Chancengleichheit aller Mitarbeiter*innen fördern.
3.2.2. Faire und respektvolle Behandlung
Jeder Person steht eine faire, respektvolle und wertschätzende Behandlung sowie körperliche und psychische Sicherheit am Arbeitsplatz zu. Grobes oder herabwürdigendes Verhalten wird in der VEMAG deshalb nicht toleriert. Dazu zählt jede Form von Einschüchterung, Feindseligkeit, Belästigung und Missbrauch, sowohl verbal als auch non-verbal – insbesondere (aber nicht ausschließlich) sexuelle Belästigung, körperliche Gewalt, geistige und körperliche Nötigung, Beleidigungen und Beschimpfung. Auch das Androhen eines solchen Verhaltens sowie Disziplinarmaßnahmen, die die Würde des Menschen verletzen, sind verboten.
Unsere Geschäftspartner stehen in der Verantwortung, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter*innen vor solchem groben oder unmenschlichen Verhalten geschützt sind.
3.2.3. Angemessene Arbeitsbedingungen
Die VEMAG beschäftigt ihre Mitarbeiter*innen unter fairen Arbeitsbedingungen, die mit internationalen Arbeits- und Menschenrechten und den geltenden (lokalen) Gesetzen und Vorschriften übereinstimmen. Diese müssen auch von Geschäftspartnern beachtet und umgesetzt werden.
Alle Mitarbeiter*innen sollen in einem offiziellen Arbeitsverhältnis beschäftigt werden, in dem Pflichten und Rechte in einem (schriftlichen) Arbeitsvertrag festgehalten sind. Ihre Privatsphäre wird geachtet und ihre persönlichen Daten werden vertraulich behandelt und geschützt.
Löhne, Sozialleistungen und sonstige Zuwendungen, die den Mitarbeiter*innen ausgezahlt werden, müssen angemessen und existenzsichernd sein, jedoch immer mindestens (lokal) gesetzlich festgelegten Mindestlohn und den Branchenstandards entsprechen (z.B. Regelungen bzgl. Sozialversicherung, bezahlter Urlaub). Die Vergütung muss regelmäßig und vollständig ausgezahlt werden. Mitarbeiter*innen haben außerdem das Recht darauf, in regelmäßiger und verständlicher Form Auskunft über die Zusammensetzung ihrer Vergütung zu erhalten.
Die Arbeitszeiten dürfen die (lokal) gesetzlich festgesetzten Grenzen nicht überschreiten. Überstunden dürfen nicht regelmäßig geleistet werden. Die Zahl etwaiger Überstunden darf die (lokal) gesetzlich zulässige Höhe nicht überschreiten. Entsprechende Ruhepausen sowie gesetzliche Ruhetage müssen eingehalten werden. Geleistete Mehrarbeit muss separat entlohnt werden, entweder durch eine monetäre Vergütung oder durch Freizeit.
Die Arbeitsbedingungen dürfen nicht durch direkte oder indirekte Disziplinarmaßnahmen eingeschränkt werden, z.B. durch das Aussetzen der Zahlung von Löhnen oder Sozialleistungen.
3.2.4. Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Arbeitssicherheit und die Gesundheit unserer Mitarbeiter*innen spielt in der VEMAG eine große Rolle. In regelmäßigen Abständen überprüfen und bewerten wir die Risiken und ergreifen Maßnahmen, um diesen Risiken entgegenzuwirken und somit ein sowohl körperlich als auch psychisch gesundes und sicheres Arbeitsumfeld zu gewährleisten.
Von unseren Geschäftspartnern erwarten wir ebenfalls, die geltenden Arbeitsschutzbestimmungen einzuhalten, für eine saubere, sichere Arbeitsumgebung zu sorgen und Mitarbeiter*innen angemessenen Schutz zur Verfügung zu stellen. Arbeitsplätze müssen gemäß gesetzlicher Vorschriften ausgestattet sein. Die Geschäftspartner sollen geeignete Maßnahmen ergreifen, um ihre Mitarbeiter*innen vor übermäßiger geistiger und körperlicher Ermüdung zu schützen, und ihren Mitarbeiter*innen einen Notfallplan zur Verfügung stellen, der u.a. Erste-Hilfe- und Brandschutzmaßnahmen beinhaltet. Mitarbeiter*innen sollen regelmäßig zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz geschult werden.
Jugendliche bis 18 Jahren müssen vor gefährlichen oder unsicheren Umständen, die ihre Gesundheit und Entwicklung gefährden, besonders geschützt werden.
3.2.5. Keine Zwangs- und keine Kinderarbeit
Zwangsarbeit, moderne Sklaverei und Menschenhandel sowie ähnliche Zustände sind verboten, d.h. eine Person darf nicht durch Strafen oder anderen Formen von Unterdrückung oder durch jegliche andere Art von Gewalt, insbesondere durch wirtschaftliche oder sexuelle Ausbeutung oder Erniedrigung, direkt oder indirekt dazu gezwungen werden, bestimmte Arbeit oder Dienstleistungen zu verrichten, für die sie sich nicht freiwillig zur Verfügung gestellt hat. Mitarbeiter*innen haben zudem das Recht, ihr Arbeitsverhältnis unter Wahrung der gesetzlichen Fristen zu kündigen.
Disziplinarmaßnahmen, die Mitarbeiter*innen daran hindern, ihren Arbeitsplatz zu verlassen, einschließlich des Einbehaltens von persönlichen Dokumenten der Mitarbeiter*innen (z.B. Ausweise), sind verboten.
Die Rechte von Kindern und Jugendlichen haben einen besonders hohen Stellenwert. In der gesamten Lieferkette ist Kinderarbeit in sämtlichen Formen verboten. Minderjährige dürfen nicht in Vollzeit beschäftigt werden, solange sie schulpflichtig sind, in keinem Fall jedoch, wenn sie jünger als 15 Jahre alt sind (bzw. 14 Jahre, wenn dies gemäß ILO-Übereinkommen 138 zulässig ist). Das Mindestbeschäftigungsalter wird auf 18 Jahre angehoben, wenn die Tätigkeit die Entwicklung der Jugendlichen gefährden oder beeinträchtigen würde.
Diese Verbote und Rechte müssen von unseren Geschäftspartnern geachtet und in die Geschäftspraxis umgesetzt werden, d.h. auch unsere Geschäftspartner haben zu gewährleisten, dass alle (lokalen) Gesetze und Bestimmungen im Zusammenhang mit der Verhinderung von Zwangs- und Kinderarbeit erfüllt werden.
3.2.6. Organisations- und Verhandlungsfreiheit
Wir achten die Rechte auf Vereinigungsfreiheit und Kollektivverhandlungen. Allen Mitarbeiter*innen steht es offen, sich in Übereinstimmung mit den (lokal) geltenden Gesetzen zu versammeln.
Auch unsere Geschäftspartner gewährleisten ihren Mitarbeiter*innen diese Rechte. Mitarbeiter*innen, die sie geltend machen, dürfen nicht mit Repressalien belegt werden.
3.2.7. Rechte betroffener Gemeinschaften
Indigene Völker und Gemeinschaften haben das Recht, Land gemäß ihrer Gebräuche und Traditionen zu nutzen und zu verwalten. Ihr Lebensraum unterliegt einem besonderen Schutz. Ihre Interessen dürfen bei der Bewirtschaftung der Ländereien nicht missachtet und ihr Eigentum nicht ausgebeutet werden.
Unsere Geschäftspartner achten diese (lokalen) Landrechte und verpflichten sich, widerrechtliche Zwangsräumungen zu vermeiden, vor allem wenn dadurch der Lebensunterhalt betroffener Personen gefährdet wird.
3.3. Ethik
3.3.1. Fairer Wettbewerb
Die VEMAG tritt für einen freien und fairen Wettbewerb ein. Wir dulden keine wettbewerbswidrigen Absprachen und stellen sicher, dass wir in Übereinstimmung mit den geltenden Kartellgesetzen handeln. Wettbewerbsvorteile durch unlautere Geschäftspraktiken lehnen wir ab.
3.3.2. Keine Bestechung und Korruption
Die VEMAG lehnt jede Form von Bestechung, Korruption und Erpressung ab. Alle Mitarbeiter*innen sowie Geschäftspartner der VEMAG sind dazu angehalten, bereits jeglichen Anschein hiervon zu vermeiden– sei es in Gestalt der Gewährung oder der Annahme von unlauteren Vorteilen. Sie müssen jegliche Forderung nach Bestechungsgeldern oder sonstigen Vorteilen, sowohl geschäftlich als auch privat, sofort zurückzuweisen und unverzüglich der Rechtsabteilung melden.
3.3.3. Transparenz
Die VEMAG handelt in Übereinstimmung mit den (lokal) geltenden Vorschriften zur Einfuhr- und Ausfuhrkontrolle und hält sich an die gesetzlichen Anforderungen zur Prävention von Geldwäsche. Das bedeutet, dass anonyme Geschäftsvorgänge verboten sind und dass verdächtige Geschäftspartner und/oder Transaktionen gemeldet werden müssen.
Die VEMAG stellt sicher, dass sie durch Transaktionen mit Dritten nicht gegen geltende Wirtschaftsembargos, Sanktionslisten oder Vorschriften der Handels-, Import- und Exportkontrolle oder Vorschriften zur Bekämpfung der Terrorismusfinanzierung verstößt. Diese Verpflichtungen gelten auch für die Geschäftspartner der VEMAG.
3.3.4. Vermeiden von Interessenskonflikten
Die VEMAG legt Wert darauf, aus dem Arbeitsverhältnis resultierende Interessenkonflikte zu vermeiden. Mitarbeiter*innen ist es insbesondere nicht gestattet, selbst ein Unternehmen zu führen oder für ein Unternehmen tätig zu sein, das mit der VEMAG im Wettbewerb oder in einer Geschäftsbeziehung steht. Mitarbeiter*innen dürfen nicht im Namen der VEMAG Geschäfte mit Unternehmen tätigen, an denen entweder sie selbst, oder unmittelbare Familienangehörige oder Lebenspartner beteiligt sind. Mitarbeiter*innen, die von einem möglichen oder tatsächlichen Interessenkonflikt betroffen sind, sind verpflichtet, ihre Vorgesetzten oder die Geschäftsleitung unverzüglich davon in Kenntnis zu setzen, um eine schnelle Klärung herbeizuführen.
3.3.5. Informationssicherheit und Datenschutz
Die VEMAG achtet bei der Erhebung, Speicherung, Verarbeitung, Übertragung und Weitergabe personenbezogener Daten (z.B. Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Informationen über den Gesundheitszustand) von Mitarbeiter*innen und Geschäftspartnern auf größte Sorgfalt und strenge Vertraulichkeit sowie die Einhaltung (lokaler) Gesetze und Regeln.
Diese Verpflichtungen gelten auch für die Geschäftspartner der VEMAG. Darüber hinaus erwarten wir von unseren Geschäftspartnern, dass sie, ebenso wie die VEMAG, Geschäftsgeheimnisse schützen.
3.3.6. Geistiges Eigentum
Die VEMAG respektiert das geistige Eigentum aller Geschäftspartner und achtet beim Transfer von Know-how und von Technologien darauf, dass ausreichende Vorkehrungen zum Schutz der geistigen Eigentumsrechte vorgenommen werden. Diese Verpflichtungen gelten auch für die Geschäftspartner der VEMAG.
3.4. Umwelt
3.4.1. Umweltschutzgesetze
Erfolgreiches, nachhaltiges Wirtschaften ist untrennbar mit dem Schutz unseres Lebensraums verknüpft; gesunde und sichere Arbeitsplätze sind nicht zu trennen von sauberer Luft, sauberem Wasser und dem Erhalt einer bewohnbaren Umwelt. Unseren geschäftlichen Aktivitäten legen wir die (beispielhaft oben aufgeführten) umweltbezogenen internationalen Abkommen zugrunde und ergreifen angemessene Maßnahmen, um alle anwendbaren gesetzlichen Vorgaben zum Umweltschutz in unserer Geschäftspraxis umzusetzen. Dasselbe erwarten wir auch von unseren Geschäftspartnern.
Aufgrund unseren hohen Papierbedarfs haben Regelungen, die den Rohstoff Holz betreffen, eine besonders hohe Relevanz. Unsere Lieferanten inner- und außerhalb der EU verpflichten sich, in ihrem Betrieb durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass sie alle anwendbaren gesetzlichen Vorgaben zum Umweltschutz einhalten und in unseren Produkten ausschließlich Materialien verarbeiten, die in den Ländern, in denen unsere Produkte angeboten werden, eingeführt werden dürfen.
3.4.2. Verantwortungsvolle Verwendung natürlicher Ressourcen
Wir stellen uns der Verantwortung, die jeder einzelne für die Umwelt hat, und gehen deshalb auch im Arbeitsalltag sorgsam mit Ressourcen wie Energie und Wasser um.
Wir streben an, die Herstellung und den Transport unserer Bücher und weiterer Produkte möglichst ressourcenschonend und energieeffizient zu gestalten. Umweltbelastungen sollen vermieden werden. Unsere Geschäftspartner verpflichten sich, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um im Geschäftsbetrieb den Ressourcenverbrauch, insbesondere von Papier und Wasser, effizienter zu gestalten, Abfall zu reduzieren, und Gewässer- und Luftverunreinigungen zu vermeiden oder, wo sie nicht vollständig vermieden werden können, bestmöglich zu vermindern.
3.5. Qualität und Produktsicherheit
Unser Anspruch ist es, unseren Kunden hochwertige Verlagsprodukte anzubieten. Für alle Produkte der VEMAG gelten daher oberste Qualitätsstandards, insbesondere für alle Bücher und weiteren Produkte, die sich an Kinder richten. Sie müssen so konstruiert und auf solch einwandfreie Weise verarbeitet sein, dass ein sicherer Gebrauch des Produkts gewährleistet ist. Unsere Lieferanten verpflichten sich, ausschließlich Materialien einzusetzen, die keine verbotenen Schadstoffe enthalten und die den geltenden gesetzlichen Bestimmungen der Länder, in denen unsere Produkte angeboten werden, entsprechen.
4. Umsetzung
4.1. Umsetzung entlang der Lieferkette
Unsere Geschäftspartner verpflichten sich dazu, die in diesem Code of Conduct dargelegten Prinzipien im eigenen Geschäftsbetrieb umzusetzen, sowie ihre Geschäftspartner darüber zu informieren und das Einhalten der Prinzipien durch geeignete vertragliche Vereinbarungen sicherzustellen sowie von Zeit zu Zeit zu überprüfen.
4.2. Verstöße melden
Verstöße gegen diesen Code of Conduct sollen frühzeitig gemeldet werden, damit so bald wie möglich Gegenmaßnahmen eingeleitet und mögliche Schäden abgewendet werden können. Die VEMAG hat zu diesem Zweck eine interne Meldestelle eingerichtet.
Unsere Geschäftspartner verpflichten sich dazu, ebenfalls ein internes Meldesystem einzurichten, allen Hinweisen sorgfältig nachzugehen und angemessene Korrekturmaßnahmen umzusetzen. Mitarbeiter*innen, die Hinweise geben, dürfen deswegen nicht mit Repressalien belegt oder benachteiligt werden.
4.3. Korrekturmaßnahmen
Erhält die VEMAG Kenntnis über einen bereits erfolgten oder bevorstehenden Verstoß gegen den Code of Conduct, werden geeignete Maßnahmen eingeleitet, um den Verstoß schnellstmöglich zu beenden, zu verhindern oder den daraus folgenden Schaden zu minimieren.
Erhalten unsere Geschäftspartner Kenntnis über einen bereits erfolgten oder bevorstehenden Verstoß gegen diesen Code of Conduct, sei es im eigenen Geschäftsbetrieb oder in ihrer Lieferkette, sollen sie ebenfalls entsprechende Korrekturmaßnahmen einleiten.
Auf Anfrage sollen die Geschäftspartner der VEMAG ihr Konzept zur Beendigung oder Minimierung des Verstoßes vorlegen. Auf Verlangen sollen die Geschäftspartner gemeinsam mit der VEMAG ein Konzept zur Vorbeugung, Beendigung oder Minimierung eines Verstoßes erarbeiten und umsetzen.
4.4. Beendigung der Geschäftsbeziehung
Bei einem Verstoß gegen diesen Code of Conduct ist die VEMAG zu berechtigt, ihren Geschäftspartnern eine angemessene Frist zu setzen, innerhalb derer der Verstoß behoben werden soll. Verstreicht die Frist, ohne dass der Verstoß behoben wurde, ist die VEMAG dazu berechtigt, den Vertrag aufzuheben bzw. zu kündigen. Bei einem schweren Verstoß kann der Vertrag fristlos aufgehoben bzw. gekündigt werden. Sollten den Geschäftspartnern im Fall einer solchen Aufhebung oder Kündigung Schäden entstehen, ist die VEMAG nicht zum Ersatz verpflichtet.
Stand: Oktober 2024